文件夹整理技巧 让文件不再堆积如山

     文件夹是整理文件时不可缺少的工具。商务文件一般都是A4大小的，所以有很多人都使用A4文件夹来整理保存。虽然文件夹是大家都非常熟悉的工具，但是我们却会常常弄错它的用法。因此，优正博（http://www.yozbo.com）首先为大家介绍文件夹的使用方法。

     一般情况下，我们使用文件夹是为了整理资料，不让信息摆放得零乱无章，或是为了妥善保存重要文件，避免出现折角情况。这样的业务流程往往容易引起工作上的不便。

     为了避免带来工作上的不便，在使用文件夹整理文件时，应该按照“不同项目”、“不同案件”分开整理。为A项目准备A文件夹，为B项目准备B文件夹。技巧就在于：绝对不要将不同项目的资料放入同一个文件夹之内。

     应该有不少人都试过以上所说的方法吧。实际上，绝大多数的人都会遇到这样的情况：文件夹不断分类，数量不断增多，渐渐堆积成山，最终导致工作无法顺利展开。也许连文件自身都在呼喊着“要这样堆到什么时候”。

     信息不是用来储存(保管)的，而是应该让它流动起来(处理)。只有灵活利用了，信息才有价值，仅仅整理是毫无意义的。正因为使用文件夹能妥善地保存文件，本来应该流动利用的文件往往会在不知不觉中被储存了起来，这是我们必须要注意的地方。

     一般来说，有以下两种方法：根据“待处理”、“已处理”、“保管”等工作阶段区分文件的分类方法和按日期区分的时间系列保管方法。但是，对一般人来说，采取这两种方法非但不能充分利用信息，反而会导致文件不断堆积。

      在此，我们建议大家考虑“流动文件夹”。这是一种根据自己能处理的工作量来决定文件夹数量的方法。

     有新文件(工作)出现的时候，如果不处理好已有文件夹的工作的话，就不能将新工作加入文件夹之内。这样一来就变成文件夹的数量决定自己可以处理的工作量。

     比方说，假设现在已有10个文件，又新增了第11个文件，这时你就需要决定优先处理哪个，哪个文件暂缓，“不作处理”。若是都决定延缓或是保留的话，文件夹就会不断增多，信息也只会不断堆积储存，工作得不到有效处理，最终变得杂乱无章。

     如果要将文件严密分类的话，必定会出现界限不明确的文件。若是设定详细的规则，就只会变得越来越麻烦，直到无法继续下去。为了避免出现这样的情况，一开始就设定好能流动处理的数量，之后再根据情况进行调节，尽量不要超出这个数，这样的方法既简单又实用。

     假如已经堆积了八、九个文件，你就会开始着急，如果不赶快处理的话，就无法着手新的工作。这样一来，工作效率也会自然而然地提高。也就是说，比起费时间分类、整理工作和文件，还不如集中处理眼前的工作。

     若是保存文件的话，不管有多少个文件夹都没关系。

不过若是处理文件的话，绝对不能让流动文件夹的数量超过自己能处理的工作量。要设定几个流动文件夹是你必须好好考虑的问题。
    一般来说，什么类型的文件夹都可以拿来使用。不过，对于需要与大量的纸质资料打交道的人来说，选择“超硬文件夹(带插袋)”作为流动文件夹十分方便，因为这种文件夹插袋比较大，而且结实耐用。

     如果是一般的文件夹的话，不仅容纳的纸张有限，勉强塞进去的话，接口处还会渐渐裂开。然而，换成超硬文件夹的话，附带有10厘米左右的插袋，整理汇总的文件也能放得进去。不过，虽然一个文件夹能收纳大量的资料，但是不要忘记快速处理文件的诀窍在于绝不将不同工作混杂在一起。

     再重复一次，清楚意识收入文件夹中的文件是要流动利用还是要堆积储存，是非常关键的。千万不要被文件夹可以用来收集保存的表象蒙蔽了。

     在不经意之间，文件夹常常被用于保管储存资料，数量不断增多。为了避免发生这样的情况，最好有意识地将储存和流动利用分开。流动利用的情况下，就使用“流动文件夹”来限定数量，从而避免发生工作停滞的情况。